Selasa, 13 Desember 2011

Tanggung Jawab Supervisor : Joint Visit atau Kunjungan Bersama?

Salah satu tanggung jawab Supervisor atau Area Manager adalah meningkatkan produktivitas bawahan yang dalam hal ini Salesman/ Sales Representative. Tanggung jawab ini dapat direalisasikan dengan melakukan Joint Visit.   Jadi joint visit merupakan salah satu kegiatan utama dari seorang Supervisor/ Area Manager. Kegiatan ini harus dilaksanakan seefektif mungkin guna meningkatkan kemauan (motivasi) dan kemampuan ( skill & knowledge) dari  Sales Representative/ Salesman  sehingga terjadi peningkatan produktivitas kerja

Marilah kita tinjau apa yang harus dilakukan agar joint visit  ini lebih efektif.

OBJECTIVE / SASARAN DARI JOINT VISIT:

Paling tidak ada 4 macam sasaran dari joint visit, yaitu:

    Identifikasi Kekuatan  & Kelemahan  ketrampilan Sales Representative agar dapat meningkatkan kekuatannya dan mengurangi kelemahannya sehingga dapat  meningkatkan prestasi kerja.

Joint Visit dengan tujuan identifikasi Kekuatan dan Kelemahan  ini disebut sebagai

On The Job Coaching (OTJC) atau singkatnya adalah  Coaching

    Membantu menyelesaikan masalah dengan pelanggan  yang tidak dapat diselesaikan oleh Sales Representative
    Melihat peluang pasar  yang belum diketahui oleh Sales Representative
    Antisipasi masalah yang mungkin timbul

BAGAIMANA  MEMILIH SALES REPRESENTATIVE YANG AKAN DIMINTA JOINT VISIT  :

    Mengingat waktu Area Manager sangat terbatas maka harus menentukan prioritas siapa yang akan diminta joint visit dan juga disiapkan skedule joint visit
    Didalam menentukan prioritas pilihan Sales Representative, ada dua kriteria yang harus dipertimbangkan , yaitu
        Ketrampilan atau Kinerja yang  saat ini ( sebelum coaching ) ditampilkan oleh yang bersangkutan atau Profil Kemampuan seseorang yang dapat kita singkat dengan PKP. PKP seseorang bisa tinggi, menengah dan rendah
        Tingkat penerimaan, motivasi dan response yang bersangkutan  terhadap coaching yang kita sebut Profil Kemauan atau disingkat PKM. PKM seseorang bisa tinggi, menengah dan rendah
    Dari dua kriteria tersebut kita dapat menentukan profil PKP dan PKM seseorang yang pada prinsipnya ada 9 (Sembilan) profil, yaitu:

        PKP tinggi & PKM tinggi – orang ini cukup kita berikan tambahan tanggung jawab/ delegasi
        PKP tinggi & PKM menengah – orang ini juga kita motivasikan
        PKP tinggi & PKM rendah  - orang ini bisa berprestasi tapi tidak mau berprestasi, sehingga perlu kita lakukan counseling
        PKP menengah & PKM tinggi – ini orang yang prioritasnya tinggi untuk diberikan coaching, karena begitu mendapat coaching akan berprestasi
        PKP menengah & PKM menengah- orang ini masih bisa kita coaching walaupun hasilnya akan lama
        PKP menengah dan PKM rendah – orang ini percuma kalau kita coaching, karean akan banyak buang waktu dan selalu melawan dan kurang responsive
        PKP rendah & PKM tinggi – orang ini boleh kita coach , biasanya ini adalah orang yang baru bekerja
        PKP rendah & PKM menengah – orang ini sebaiknya tidak diberikan coaching karena kurang responsive
        PKP rendah & PKM rendah – orang ini sebaiknya tidak diberikan coaching, tapi dilakukan evaluasi prestasi

 BERAPA LAMA ANDA JOINT VISIT DENGAN SEORANG SALES REPRESENTATIVE ?

    Dalam melakukan coaching dan joint visit disarankan minimal dua hari secara berturut turut agar kita mempunyai kesempatan menilai  kekuatan dan kelemahan nya untuk kemudian dilakukan perbaikan ketrampilan. Coaching dan joint visit yang hanya dilakukan dalam  satu hari bergantian pada setiap SALES REPRESENTATIVE  kurang memberikan hasil berarti.

APA YANG HARUS ANDA SIAPKAN SEBELUM JOINT VISIT?

    Buku / kertas untuk mencatat evaluasi  dan usahakan sudah ada point apa saja yang akan Anda evaluasi pada akhir kunjungan, seperti:
        Apakah kunjungan berhasil? Sebutkan ‘buying signal’ yang mendukung pernyataan tersebut
        Bagaimana ‘Opening’ nya? Lengkapkah, akrab kah, halus kah, apakah dapat membina hubungan keakraban
        Bagaimana ‘Probing’ ? apakah bisa mendapatkan ‘need’ pelanggan
        Bagaimana ‘Presenting’ nya, cara menyampaikan benefit sesuai ‘need ‘ pelanggan.
        Bagaimana penggunaan materi promosi/ brochure/ leaflets dan penggunaan data pendukung/ referensi?
        Kalau ada ‘Objections’/ ‘ Keberatan’ / ‘Kendala’  bagaimana hal ini diatasi
        Apakah telah melakukan ‘Closing’ sesuai dengan sasaran yang diharapkan?



    Sebelum kunjungan tanyakan apakah SALES REPRESENTATIVE mempunyai Rencana Kunjungan yang mencantumkan :
        Sasaran kunjungan yang memenuhi persyaratan SMART dan indikator apa yang akan dipakai untuk mengetahui apakah sasaran tersebut dapat dicapai
        Strategi kunjungan, benefit apa saja yang akan disampaikan, kompetitor apa yang akan digusur dan bagaimana caranya
        Bagaimana strategi kunjungan: openingnya, presentingnya dan closingnya
        Apakah SALES REPRESENTATIVE ingat hasil kunjungan terakhir, misalnya ada keberatan atau ada permintaan dan lain-lain.
        Rencana Kunjungan ini tidak harus tertulis, tapi minimum ada dalam pikiran SALES REPRESENTATIVE
    Merencanakan coaching berantai agar setiap kunjungan dimanfaatkan untuk memperbaiki kunjungan berikutnya
    Merencanakan summary coaching yang merupakan ringkasan fari semua kunjungan dan  dengan merencanakan waktu dan tempat coaching pada akhir kunjungan.

 APA YANG ANDA LAKUKAN PADA SAAT JOINT VISIT?

    Pada saat menunggu diruang praktek/ ruang pelanggan, amati jumlah dan kelas ekonomi pasien atau pelanggan, trend pasien dapat ditanyakan pada perawat / penjaga. Latih SALES REPRESENTATIVE  agar peka dengan lingkungan. Selain itu Anda bisa menanyakan pengetahuan SALES REPRESENTATIVE akan dokternya, rencana apa yang akan dilakukan saat detailing.
    Biarkan SALES REPRESENTATIVE melakukan proses menjual/detailing, sedangkan Anda melakukan observasi / pengamatan. Usahakan tidak  menyelak pembicaraan
    Anda diperbolehkan menyelak apabila SALES REPRESENTATIVE membuat kesalahan dalam pembicaraan yang bisa mengganggu hubungan baik dengan pelanggan atau mengganggu citra perusahaan
    Saat mengamati perhatikan dan ingat baik-baik tiap langkah menjual/detailing (opening, probing, presenting , closing dan pemakaian detail aid) dan bandingkan dengan apa yang direncanakan sebelumnya
    Perhatikan kemampuan menggunakan Product knowledge dalam menjual dan mengatasi hambatan
    Kalau SALES REPRESENTATIVE mempunyai masalah dengan pelanggan/dokter, maka kehadiran Anda harus dapat membantu menyelesaikan masalah tersebut.

APA YANG ANDA LAKUKAN SETELAH JOINT VISIT

    Segera setelah selesai proses penjualan/detailing pada tiap pelanggan, lakukan evaluasi dan coaching. Coaching ini disebut coaching berantai, karena dilakukan berkali-kali pada akhir tiap kunjungan. Dengan coaching ini diharapkan pada tiap kunjungan berikutnya terjadi perbaikan dalam proses menjual/detailing.
    Setelah semua kunjungan diselesaikan, Anda melakukan coaching akhir sebagai summary / kesimpulan pada seluruh kunjungan
    Akhirnya Anda menyiapkan Rencana Perbaikan , rangkaian tindakan yang harus dijalankan SALES REPRESENTATIVE untuk memperbaiki diri   yang harus Anda tindak lanjuti pada joint visit selanjutnya.
    Rencana Perbaikan  ini mencakup aspek ability (skill, knowledge, kemampuan) yang dkorekasi dengan coaching dan aspek attitude (sikap, non-skill) yang dikoreksi dengan counseling.
    Tentukan kapan Anda akan melakukan evaluasi lanjutan / tindak lanjut.

1 komentar:

Ebook Medical Representative mengatakan...

mantab bro! kini saya telah merampungkan penulisan ebook mengenai Medical Representative, silakan kunjungi blognya untuk mendapatkannya. Semoga bermanfaat...

Poskan Komentar

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...

 
Design by Free WordPress Themes | Bloggerized by Lasantha - Premium Blogger Themes | Premium Wordpress Themes